ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертно-проверочной методической комиссии

министерства культуры и национальной Амурской области

1.     Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная методическая  комиссия (далее - ЭПМК) министерства культуры и национальной политики Амурской области (далее - министерство) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием ими Государственного учреждения Амурской области «Государственный архив Амурской области» (далее - госархив), архивных отделов органов местного самоуправления муниципальных районов, городских округов Амурской области (далее - архивные отделы), объединенных ведомственных архивов, архивов организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности, организацией документов в делопроизводстве территориальных органов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти области, органов местного самоуправления области, юридических лиц различных организационно-правовых форм и форм собственности (далее - организации), а также для осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) госархива, архивных отделов, центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) и ЭК организаций.

 1.2. В своей деятельности ЭПМК министерства руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Амурской области, нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами Федерального архивного агентства, министерства культуры и национальной политики Амурской области, настоящим Положением.

1.3. Состав ЭПМК министерства утверждается приказом министерства. В ее состав входят председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов отдела по делам архивов министерства (далее – отдел), госархива, а также представителей архивных отделов, объединенных и ведомственных архивов.

Председатель ЭПМК министерства назначается из числа ответственных работников отдела. Организация работы комиссии возлагается на ее секретаря.

1.4. Положение об ЭПМК министерства утверждается приказом министерства.

2.     Основные задачи и функции ЭПМК министерства

          2.1. Основными задачами ЭПМК министерства являются:

2.1.1. определение видов и состава источников комплектования госархива, архивных отделов и состава документов, относящихся к Архивному фонду  Российской Федерации и подлежащих хранению в этих архивных учреждениях;

2.1.2. рассмотрение и принятие решений по вопросам оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими госархива, архивных отделов, объединенных ведомственных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве организаций;

2.2. ЭПМК министерства в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

2.2.1. проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими госархива, архивных отделов, объединенных ведомственных архивов, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве организаций, разработанные архивными и другими организациями (положения, правила, инструкции и т.д.);

2.2.2. обзоры по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования архивов;

2.2.3. проекты примерных и отраслевых списков видов организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы и центры документации Российской Федерации;

2.2.4. списки юридических и других лиц – источников комплектования  госархива и архивных отделов, в том числе источников комплектования научно-технической, аудиовизуальной документацией, изменения и дополнения к ним;

2.2.5. проекты примерных и отраслевых перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы и центры документации Российской Федерации;

2.2.6. перечни документов, которые подлежат передаче на постоянное хранение в госархив и архивные отделы; перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в госархив и архивные отделы;

2.2.7. примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций – источников комплектования госархива, архивных отделов;

2.2.8. в пределах своей компетенции предложения архивных и других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования архивов, организации документов в делопроизводстве организаций, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в ведомствах;

2.2.9. представляемые организациями описи дел постоянного хранения управленческой, личного происхождения, научно-технической и аудиовизуальной документации, описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению научно-технической и аудиовизуальной документации;

2.2.10. описи дел постоянного хранения и по личному составу, составленные госархивом и архивными отделами после проведения научно-технической обработки документов и переработки описей; акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов госархива и архивных отделов;

2.2.11. акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся в госархиве, архивных отделах и ведомственных архивах, акты о необнаружении дел;

2.2.12. перечни (номерники) и описи особо ценных дел, документов, представленные госархивом, архивными отделами и организациями - источниками комплектования госархива и архивных отделов;

2.2.13. перечни, описи документов, подлежащих постоянному хранению в виде микрокопий, представленные организациями – источниками комплектования госархива и архивных отделов;

2.2.14. информации о работе ЭК госархива, ЦЭК, (ЭК) организаций – источников комплектования госархива и архивных отделов;

2.2.15. спорные вопросы экспертизы ценности документов и комплектования ими госархива, архивных отделов, возникающие при отборе и подготовке документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче на хранение;

2.2.16. вопросы фондирования документов, поступающих на хранение в госархив, архивные отделы;

2.2.17. проблемные вопросы экспертизы научной и практической ценности документов и комплектования ими госархива, архивных отделов, объединенных ведомственных архивов, архивов организаций и внесение этих вопросов на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве;

2.2.18. ЭПМК министерства организует и проводит выездные заседания, совместные заседания ЭПМК и ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования госархива и архивных отделов.

3. Права ЭПМК министерства

3.1. ЭПМК министерства принимает решения:

3.1.1. об утверждении перечней (п.п. 2.2.5., 2.2.6.), описей дел постоянного хранения (п.п. 2.2.9., 2.2.10.), перечней (номерников) и описей особо ценных документов (п.п. 2.2.12.), перечней, описей страховых копий (п.п. 2.2.13.), актов (п.п. 2.2.10., 2.2.11.), представленных на документы, хранящиеся в госархиве и архивных отделах;

3.1.2. о согласовании номенклатур дел (п.п.2.2.7.), описей дел по личному составу (п.п.2.2.9.), актов (п.п. 2.2.9., 2.2.11), представленных ведомственными архивами;

3.1.3. о согласовании списков организаций, списков держателей документов личного происхождения, изменений и дополнений к ним (п.п. 2.2.3., 2.2.4.), пособий (п.п. 2.2.1.);

3.2. ЭПМК министерства выносит рекомендации по результатам обсуждения предложений по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий (п.п. 2.2.1.), обзоров по экспертизе ценности и комплектования (п.п. 2.2.2.) предложений по определению сроков хранения документов (п.п.2.2.8.), информаций о работе экспертных комиссий госархива, организаций (п.п. 2.2.14.), спорных вопросов, возникающих при отборе документов на хранение (п.п. 2.2.15.), фондирования документов (п.п. 2.2.16.).

Рекомендации ЭПМК министерства по этим вопросам (кроме вопроса п.п. 2.2.14.) в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при  Федеральном архивном агентстве.

3.3. ЭПМК предоставляется право:

3.3.1. в необходимых случаях при рассмотрении описей дел постоянного хранения требовать предоставления учреждением актов о выделении документов к уничтожению;

3.3.2. запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний ЦЭК (ЭК) по рассмотрению указанных вопросов и материалы к ним;

3.3.3. давать рекомендации руководителям госархива, организаций по вопросам деятельности их ЦЭК (ЭК);  

3.3.4. требовать от ЦЭК (ЭК) организаций – источников комплектования соблюдения нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПМК министерства, возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы;

3.3.5. привлекать к работе ЭПМК министерства экспертов, не являющихся работниками госархива, архивных отделов;

3.4. Председатель ЭПМК министерства обладает правами, вытекающими из положения о комиссии, руководит ее деятельностью и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач. Председателю ЭПМК министерства предоставляется право приглашать на заседание и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПМК министерства, специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.

3.5. Секретарь ЭПМК министерства имеет право требовать от исполнителей своевременного предоставления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.

4. Организация работы ЭПМК министерства

4.1. Деятельность ЭПМК министерства предусматривается планом основных мероприятий министерства.

4.2 Заседания ЭПМК министерства проводятся ежемесячно. При необходимости могут проводиться выездные заседания ЭПМК министерства. Заседания комиссии считается правомочным, если в нем принимает участие более половины ее состава.

Выездные заседания ЭПМК министерства в городах и районах области подготавливаются и проводятся с участием начальников архивных отделов, на заседаниях рассматриваются заранее присланные на ЭПМК министерства номенклатуры дел, описи дел организаций этих городов и районов.

4.3. Заседания ЭПМК министерства протоколируются. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПМК министерства. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПМК министерства.

Особые мнения членов ЭПМК министерства отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

4.4. Рассмотрение номенклатур дел, перечней, описей, актов и других документов, представленных организациями – источниками комплектования госархива и архивных отделов, а также вопросов о включении или исключении организаций из списков источников комплектования может производиться с участием в заседании ЭПМК министерства ответственных работников – председателя или члена экспертной комиссии, заведующего архивом или лица, ответственного за архив данной организации.

4.5. Протоколы ЭПМК министерства подписываются председателем и секретарем комиссии, и утверждаются министром культуры и национальной политики области. В случае отсутствия секретаря ЭПМК министерства протокол заседания подписывается членом ЭПМК министерства, которому на заседании поручено вести протокол.

4.6. По результатам рассмотрения на заседаниях ЭПМК министерства вопросов (документов) заинтересованным организациям и лицам направляются принятые комиссией решения.

4.7. Секретарь ЭПМК министерства обеспечивает созыв заседаний комиссий, протоколирует ход заседаний, информирует заинтересованные организации и лица о решениях ЭПМК министерства, осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, ведет делопроизводство и обеспечивает ее сохранность.

ЭПМК министерства имеет штампы об утверждении, согласовании документов, предусмотренных п.п. 3.1.1, 3.1.2., 3.1.3. настоящего Положения.